ترفندهای WORD (شماره 390)

اگر عمل چاپ را با Outlookبه انجام برسانیدآنچه به دست می‌آورید فهرستی از آدرس‌های الکترونیکی شما است که فقط به درد قرار گرفتن درون پوشه می‌خورد. اما با Word می‌توانید جزئیات آدرس‌های خود را به صورت برچسب چاپ کنید و بدینوسیله مطمئن شوید که هیچ تماسی را از نظر دور نداشته‌اید. اگر آدرس نامه را درون متن نامه تایپ کرده‌اید , آن را انتخاب و از منوی Tools گزینه Envelopes and labels برگزینید. با این کار Word به صورت خودکار آدرس مذکور را در فیلد Address رکوئستر Envelops & Labels وارد خواهد کرد. اما اگر آدرس را قبلا در نامه خود تایپ نکرده‌اید , به سادگی می‌توانید , آن را به‌صورت دستی در رکوئستر مذکور تایپ و یا با کلیک بر روی آیکون AddressBook این رکوئستر , آدرس را از طریق آدرس‌های موجود در برنامه Outlook انتخاب کنید.
چاپ عالی
تنظیمات پیش‌فرض Word به گونه‌ای است که می‌تواند کپی‌های متعددی از یک لیبل را بر روی کل یک ورق مخصوص برچسب به چاپ برسانید. بسیاری مواقع اتفاق می‌افتد که ما فقط به یک لیبل تکی نیاز داریم و نه به یک ورق پر از لیبل‌های یکسان , در این‌گونه مواقع می‌توانید گزینه Singel Label را انتخاب , و سطر و ستونی که می‌خواهید لیبل مورد نظر بر روی برچسب در آنجا به چاپ برسد را برگزینید. این شیوه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که قبلا بارها از ورق برچسبتان استفاده کرده باشید و در نتیجه بخش‌هایی از آن در حال حاضر فاقد کاغذ لیبل باشد.البته در این حالت لازم است جهت ورود کاغذ به چاپگر را به خاطر بسپارید تا مثلا وقتی لیبل خود را در ستون سوم , سطر چهارم چاپ می‌کنید ناگهان سر از ستون و سطر دیگری در نیاورد , من معمولا اگر کاغذ علامت مشخصه‌ای نداشته باشد , به صورت دستی یک فلش کوچک بر روی آن رسم می‌کنم تا بتوانم جهت ورود کاغذ را تعیین نمایم.
Word برای اکثر ورق‌های استاندارد برچسب به صورت داخلی الگوهای پیش‌فرضی را در نظر گرفته است که در میان آنها استاندارد ورق‌های معروفی مانند Avery نیز مشاهد می‌شوند. توجه داشته باشید همیشه از اندازه‌های Ayery A4 and A5 استفاده کنید , چرا که از اندازه‌های استانداردی که Word به صورت پیش‌فرض برای ورق Avery در نظر می‌گیرد , مبتنی بر استاندارد آمریکایی است و نه انگلیسی .
اکثر ورق‌های معمولی برچسب کدی دارند که نشان ‌می‌دهد اندازه آن ورق , معادل اندازه کدام یک از ورق‌های Avery است. اما اگر ورق برچسب شما چنین کدی نداشت می‌توانید برایdownload سایر اندازه‌ها به سایت http://office.microsoft.templates آفیس مراجعه نمایید. اگر طرح مد نظر شما در میان الگوهای آماده وجود نداشت و یا لیبل‌های شما پس از چاپ , از لبه Options گزینه New Label را انتخاب و®ورق برچسب بیرون زدند , در قسمت Lalels اندازه‌های ورق مورد نظر خود را به صورت دستی وارد نمایید. البته هنگام وارد کردن اندازه‌ها به صورت دستی امکان انتخاب هر اندازه‌ای را ندارید. مثلا در این قسمت گزینه‌ای برای تعیین فاصله مابین دو لیبلی که قرار است کنار یکدیگر چاپ شوند , و یا گزینه‌ای برای تعیین حاشیه پایین و سمت راست لیبل‌ها در نظر گرفته نشده است. ولی وقتی اندازه حاشیه بالا و حاشیه چپ برچسب‌ها و هم‌چنین فاصله نقطه شروع برچسب اول و برچسب دوم Vertical Pitch)و Horzontal Pitch) را مشخص کنید , Word به صورت خودکار مابقی اندازه‌ها را برایتان تعیین خواهد کرد.
اگر فقط از ورق برچسب‌هایی در قطع استاندارد Avery استفاده می‌کنید می‌توانید برای چاپ لیبل‌هایتان از ویزاردی که در آدرس http://www.avery.com ارائه شده استفاده نمایید. این ویزارد در واقع یک Plug-in مخصوص Word 2003 است که به شما اجازه می‌دهد بدون ورود به اینترفیس Word اقدام به چاپ ایمیل‌هایتان نمایید. فقط کافیست Avery Wizard را اجرا و جزئیات مورد نظرتان را انتخاب کنید , تا این برنامه به صورت خودکار برنامه Word را در background به اجرا در آورد. گرچه این ویزارد کار را کمی ساده‌تر می‌کند , ولی اگر اندازه‌هایتان کاملا با ورق برچسب منطبق نباشد نمی‌توانید برای رفع مشکل , اندازه‌هایتان را به صورت دستی تنظیم کنید. هم‌چنین این ویزارد صرفا اندازه‌های سازگار با Avery را پشتیبانی می‌کند و در برخی سیستم‌ها اگر لیبل‌هایتان را در مکانی غیر از موقعیت قرارگیری اولین لیبل موجود بر روی ورق برچسب چاپ کنید , دیگر نمی‌توانید مطمئن باشید که لیبل شما دقیقا در همان جایی چاپ می‌شود که شما خواسته‌اید.

تجهیزات ادغام
از جمله روش‌های دیگری که Word برای چاپ لیبل درنظر گرفته , گزینه Mail Merge است که بیشتر برای چاپ هم‌زمان چندین آدرس متفاوت مناسب است. برای این‌که بتوانید آدرس‌های موجود در Outlook را با استفاده از این قابلیت Word به چاپ برسانید. لازم نیست جزئیات مورد نظرتان را ابتدا از Outlook به‌صورت یک فایل , Export نمایید , ولی اگر قصد چاپ داده‌های Excel را داشته باشید مجبورید آنها را ابتدا به Outlook وارد Import)) کنید.
هر یک از فیلدهای رسمی Outlook می‌توانند تمام اطلاعات مورد نیاز شما (مثلا آیا نامه باید به صورت پیشتاز ارسال شود یا معمولی) را برای استفاده در Mail Mergeدر خود نگهداری کنند.برای این منظور Mail Mergeرا از منوی Tools Letters & برنامه Word انتخاب و به®Mailing  آنچه از شما خواسته می‌شود عمل نمایید. طی این مراحل علاوه بر چاپ لیبل و نامه , حتی می‌توانید پرونده‌ای را برای ارسال به افراد مختلف انتخاب و با استفاده از گزینه‌هایی که در اختیار شما قرار می‌گیرد کاری کنید که در قسمت عنوانی هر پرونده به صورت خودکار نام و مشخصات فرد گیرنده به چاپ برسد. این کار توسط گزینه‌های موجود در قاب Task به انجام می‌رسد و شما می‌توانید در مرحله چهارم , آدرس و خطوط مربوط به سلام و احوالپرسی را وارد و یا با کلیک بر روی More Items فیلدهای دیگری را به نامه‌ها یا لیبل‌هایتان بیافزایید. برای تغییر آنچه Word در فیلدهای برنامه قرار می‌دهد می‌توانید از کلید Match Fields استفاده کنید. (این کلید در رکوئستر گزینه‌های ارائه شده در مرحله چهارم قرار دارد). فیلدهای ادغام مابین << >> قرار می‌گیرند و این همان جایی است که Word جزئیات اختصاصی هر یک از کپی‌ها را در آن پر می‌کند.
چه از گزینه Envelopes and Labels استفاده کنید و چه از گزینه‌ Mail Marge , در هر صورت آنچه می‌توانید به متون خود بیافزایید بسیار فراتر از صرفا یک آدرس است.
با این روش می‌توانید اقدام به چاپ دعوت‌نامه‌های شخصی , برچسب سی‌دی‌های پشتیبان , علامت شرکت , کارت‌های تجاری , فهرست غذا , راهنمای گنج‌یابی و خلاصه هر چیزی که به کپی‌های متعدد نیاز دارد نمایید , حتی اگر قرار باشد هر کپی دقیقا مانند کپی دیگر نباشد.